6 hal yang perlu kamu ketahui saat menulis email formal dalam Bahasa Inggris

Maret 13, 2023 | IELC Creative Team | Bahasa Inggris untuk Dewasa

Email?

Nggak salah, nih? Bikin email kan gampang banget!

Pasti demikian yang terlintas di benak kalian saat membaca judul di atas.

Eiiitttsss… jangan salah!

Nyatanya, menulis email formal tidak seringan yang dibayangkan.

Ternyata masih cukup banyak orang yang tidak tahu etika menulis email secara formal!

Email formal bisa membuat orang “salah tingkah” ketika akan memulai menulisnya. Bentuknya yang singkat, gaya bahasa kaku bahkan greeting yang “kuno”… it might feel stiff.

Namun kalian tidak bisa menghindarinya!

Email formal adalah aktivitas keseharian di pekerjaan yang akan sering dilakukan.

Tapi jangan khawatir, artikel kali ini akan membantu kalian untuk membuat email formal dengan efisien dan efektif apapun tujuan email formal yang akan kalian buat!

1. Judul email yang singkat dan jelas

Subject line yang jelas dan sederhana adalah keharusan!

Penggunaan kalimat panjang, bertele-tele untuk subject line jelas bukan kesan awal yang menarik. Bisa jadi malah bikin si penerima email enggan membuka email dari kalian!

Selain itu penggunaan kalimat yang jelas dan sederhana akan memudahkan penerima untuk mencari ulang email kalian di kemudian hari jika diperlukan.

Ingat, anything over ten words is probably too much!

Untuk memudahkan kalian, berikut beberapa templates subject line dalam bahasa Inggris yang bisa kalian tiru:

Reminder [event yang akan datang]
Follow up [topik dari percakapan sebelumnya, meeting]
Meeting request [jam, tanggal dan tujuan meeting]
Urgent [penjelasan singkat tentang hal mendesak yang perlu diselesaikan]
[Nama] – Job application for [nama pekerjaan]

Bagaimana, sangat membantu, bukan?

2. Salam pembuka yang formal

“Hae, Gaes!” is a BIG NO.

Selalu sebutkan nama penerima dan sapaan yang sesuai. Hilangkan kata “Hai” ya!

Penggunaan greeting atau salam yang tepat adalah peraturan tidak tertulis dalam berkomunikasi via email. Salam pembuka yang tepat menentukan “tone” email secara keseluruhan. Selain itu juga menunjukkan respek dari pengirim kepada penerima email.

Berikut ini contoh beberapa salam formal dalam bahasa Inggris yang bisa kalian gunakan:

Dear hiring manager, [jika kalian tengah melamar pekerjaan.]
Dear [nama si penerima],
To whom it may concern,
Dear Sir/Madam,

Umumnya, Dear (nama si penerima) adalah salam pembuka yang aman dan kerap digunakan. Sementara To whom it may concern biasa digunakan jika penerima email terdiri beberapa orang dan kalian tidak mengetahui nama mereka satu per satu.

3. Buat isi email dengan ringkas dan jelas

Kalian mungkin tipe pembicara yang menyenangkan, namun berbasa-basi dalam email formal jelas tidak dianjurkan. Sebaliknya, penerima email akan sangat terbantu jika email yang kalian kirimkan ringkas, jelas dan mudah dicerna. Ingat, email kalian bukan satu-satunya. Kadangkala seseorang harus membaca belasan email per hari.

Jika kalian bingung untuk merumuskan email yang efisien dan efektif, rumus 5W bisa kalian gunakan. Who, what, where, when and why.

Menulis dengan ringkas membutuhkan seni tersendiri. Meskipun ringkas dalam email sangat bagus untuk membantu kalian tampak efisien dan profesional, berhati-hatilah untuk tidak terkesan dingin dan tidak menyenangkan. Misalnya, daripada menanggapi pertanyaan dengan sederhana, “Tidak”, tidak ada salahnya menjawab dengan, “Tidak, tapi terima kasih telah …” yang membuat kalian terlihat sebagai sosok yang bisa menghargai orang lain.

Hindari kata-kata yang tidak perlu dalam email kalian, namun tetap sertakan tutur kata yang baik.

4. Gunakan kalimat yang sopan

Aturan tidak tertulis lainnya dalam hal korespondensi profesional adalah bersikap sopan dan santun.

Bersikap sopan dalam email kalian menunjukkan rasa hormat kepada penerima dan menciptakan nada positif dalam proses komunikasi. Ini juga dapat membantu kalian membangun hubungan, terutama penting untuk berkorespondensi dengan klien dan saat mengirim email ke seseorang yang akan bekerja sama dengan kalian di masa mendatang.

Kenyataannya, terkadang komunikasi tertulis tidak dapat diterjemahkan sebaik komunikasi lisan. Kalimat yang sama dapat memiliki arti dan nada yang berbeda tergantung pada bagaimana kalian membaca atau pada penekanannya.

Jadi, selalu ingat untuk menulis dengan kalimat sopan untuk meminimalkan kemungkinan salah tafsir, baik dalam arti maupun nada.

5. Gunakan kalimat penutup yang profesional

Akhiri email kalian sebagaimana kalian memulainya. Dengan kalimat yang sederhana, jelas dan formal. Meninggalkan kesan yang baik sama pentingnya dengan memberikan kesan awal yang baik di email.

Jadi, pastikan untuk meninggalkan kesan positif kepada mereka!

Berikut adalah beberapa contoh penutupan profesional dalam bahasa Inggris yang dapat digunakan untuk email kalian:

Sincerely
Kind regards,
Respectfully,
Warmest regards,
Yours truly,
Thank you for your attention to this matter,
Looking forward to hearing from you (biasa digunakan untuk email melamar pekerjaan.)

Kalian harus selalu menyertakan nama depan dan belakang saat menandatangani email formal, serta perusahaan dan posisi kalian. Banyak penutup email profesional juga menyertakan informasi kontak, seperti email, nomor telepon, dan tautan ke situs web atau linkedin. Kalian bisa mempertimbangkan untuk melakukan hal tersebut juga jika dirasa perlu.

6. Edit dan koreksi ulang

Langkah terakhir ini tidak boleh kalian lewati ketika menulis, apapun bentuk tulisan kalian.

Sebelum kalian menekan tombol kirim, selalu baca email kalian setidaknya sekali lagi (atau dua atau tiga kali untuk ukuran yang baik) untuk memastikannya bebas dari kesalahan dan mudah dibaca dan dipahami.

Satu hal yang sering dilakukan orang adalah mengirim email tanpa lampiran, meskipun email tersebut jelas dimaksudkan untuk dikirim dengan file terlampir. Jadi, pastikan kalian berhati-hati untuk menghindari kesalahan ini, ya.

Tentu saja, kalian juga perlu memastikan bahwa tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan dan juga kesalahan faktual. Ingat, satu email yang buruk dapat membuat kalian kehilangan seluruh citra profesional kalian.

Jadi, selalu berhati-hatilah saat mengirim email!

Summary

Meski terlihat sepele, menulis email formal memiliki sejumlah aturan tertentu yang sebaiknya kalian ikuti agar terlihat profesional. Enam langkah di atas akan sangat membantu ketika kalian akan membuat sebuah email formal yang efektif dan efisien. Namun tentu saja kalian tetap perlu “jam terbang” cukup sampai akhirnya terlatih membuat email formal yang “luwes” namun tetap profesional.

Ingin lancar berbahasa Inggris?

Kebanyakan orang di Indonesia malu bicara Bahasa Inggris di depan publik. Mereka takut salah dan tidak percaya diri saat harus bicara dalam Bahasa Inggris.

Ini akibat dari pengajaran Bahasa Inggris yang salah!

Mereka tidak hanya kehilangan waktu dan uang, lebih parah lagi mereka mendapat dasar Bahasa yang salah yang susah diperbaiki. Akhirnya, mereka menjadi bosan dan kehilangan percaya diri.

Ini adalah kesalahan yang fatal!

Kursus Bahasa Inggris #1 di Indonesia

Di IELC, kami mengajarkan Bahasa Inggris dengan cara yang benar supaya kamu dapat cepat berbicara dengan percaya diri dan lancar. Inilah keahlian yang kamu butuhkan untuk untuk memaksimalkan potensi dan meraih impian di masa depan.

Di lingkungan belajar modern kami, kamu akan merasa nyaman dan bebas untuk mengekspresikan diri.

Jangan khawatir, guru kami akan membimbingmu di setiap langkah proses pembelajaran untuk memastikan kamu mendapat hasil pembelajaran yang terbaik.

IELC adalah Kampus Bahasa Inggris #1 di Indonesia. Kami menyediakan kursus Bahasa Inggris untuk anak, remaja, dan dewasa sebagai berikut:

Baik secara online maupun on campus, kami akan memberimu keahlian yang kamu butuhkan di masa depan. Hubungi kami hari ini dan ambil langkah pertama untuk menjadi lancar dan percaya diri.

Salam,

Anthony McCormick,

IELC Managing Director