IELC Teacher Teaching Online Class

9 Tips penting menulis email formal dalam Bahasa Inggris + contoh email!

Maret 13, 2023 | IELC Creative Team |

Email?

Nggak salah, nih? Bikin email kan gampang banget!

Pasti demikian yang terlintas di benak kalian saat membaca judul di atas. 

Eiiitttsss… jangan salah! 

Nyatanya, menulis email formal tidak seringan yang dibayangkan.

Ternyata masih cukup banyak orang yang tidak tahu etika menulis email secara formal! 

Email formal bisa membuat orang “salah tingkah” ketika akan memulai menulisnya. Bentuknya yang singkat, gaya bahasa kaku bahkan greeting yang “kuno”… it might feel stiff.

Namun kalian tidak bisa menghindarinya!

Email formal adalah aktivitas keseharian di pekerjaan yang akan sering dilakukan.

Tapi jangan khawatir, artikel kali ini akan membantu kalian untuk membuat email formal dengan efisien dan efektif apapun tujuan email formal yang akan kalian buat!

Tips utama menguasai email formal

1. Judul email yang singkat dan jelas

Subject line yang jelas dan sederhana adalah keharusan!

Penggunaan kalimat panjang, bertele-tele untuk subject line jelas bukan kesan awal yang menarik. Bisa jadi malah bikin si penerima email enggan membuka email dari kalian!

Selain itu penggunaan kalimat yang jelas dan sederhana akan memudahkan penerima untuk mencari ulang email kalian di kemudian hari jika diperlukan.

Ingat, anything over ten words is probably too much!

Untuk memudahkan kalian, berikut beberapa templates subject line dalam bahasa Inggris yang bisa kalian tiru:

  • Reminder [event yang akan datang]
  • Follow up [topik dari percakapan sebelumnya, meeting]
  • Meeting request [jam, tanggal dan tujuan meeting]
  • Urgent [penjelasan singkat tentang hal mendesak yang perlu diselesaikan]
  • [Nama] – Job application for [nama pekerjaan] 

Kami harap penjelasan bagian ini bisa membantu, ya?

2. Salam pembuka yang formal

“Hae, Gaes!” is a BIG NO. 

Selalu sebutkan nama penerima dan sapaan yang sesuai. Hilangkan kata “Hai” ya! 

Penggunaan greeting atau salam yang tepat adalah peraturan tidak tertulis dalam berkomunikasi via email. Salam pembuka yang tepat menentukan “tone” email secara keseluruhan. Selain itu juga menunjukkan respek dari pengirim kepada penerima email.

Berikut ini contoh beberapa salam formal dalam bahasa Inggris yang bisa kalian gunakan:

  • Dear hiring manager, [jika kalian tengah melamar pekerjaan.] 
  • Dear [nama si penerima], 
  • To whom it may concern,
  • Dear Sir/Madam, 

Umumnya, Dear (nama si penerima) adalah salam pembuka yang aman dan kerap digunakan. Sementara To whom it may concern biasa digunakan jika penerima email terdiri beberapa orang dan kalian tidak mengetahui nama mereka satu per satu.

3. Buat isi email dengan ringkas dan jelas

Kalian mungkin tipe pembicara yang menyenangkan, namun berbasa-basi dalam email formal jelas tidak dianjurkan. Sebaliknya, penerima email akan sangat terbantu jika email yang kalian kirimkan ringkas, jelas dan mudah dicerna. Ingat, email kalian bukan satu-satunya. Kadangkala seseorang harus membaca belasan email per hari. 

Jika kalian bingung untuk merumuskan email yang efisien dan efektif, rumus 5W bisa kalian gunakan. Who, what, where, when and why.

Menulis dengan ringkas membutuhkan seni tersendiri. Meskipun ringkas dalam email sangat bagus untuk membantu kalian tampak efisien dan profesional, berhati-hatilah untuk tidak terkesan dingin dan tidak menyenangkan. Misalnya, daripada menanggapi pertanyaan dengan sederhana, “Tidak”, tidak ada salahnya menjawab dengan, “Tidak, tapi terima kasih telah …” yang membuat kalian terlihat sebagai sosok yang bisa menghargai orang lain.

Hindari kata-kata yang tidak perlu dalam email kalian, namun tetap sertakan tutur kata yang baik.

4. Gunakan kalimat yang sopan

Aturan tidak tertulis lainnya dalam hal korespondensi profesional adalah bersikap sopan dan santun.

Bersikap sopan dalam email kalian menunjukkan rasa hormat kepada penerima dan menciptakan nada positif dalam proses komunikasi. Ini juga dapat membantu kalian membangun hubungan, terutama penting untuk berkorespondensi  dengan klien dan saat mengirim email ke seseorang yang akan bekerja sama dengan kalian di masa mendatang.

Kenyataannya, terkadang komunikasi tertulis tidak dapat diterjemahkan sebaik komunikasi lisan. Kalimat yang sama dapat memiliki arti dan nada yang berbeda tergantung pada bagaimana kalian membaca atau pada penekanannya.

Jadi, selalu ingat untuk menulis dengan kalimat sopan untuk meminimalkan kemungkinan salah tafsir, baik dalam arti maupun nada.

5. Gunakan kalimat penutup yang profesional

Akhiri email kalian sebagaimana kalian memulainya. Dengan kalimat yang sederhana, jelas dan formal. Meninggalkan kesan yang baik sama pentingnya dengan memberikan kesan awal yang baik di email.

Jadi, pastikan untuk meninggalkan kesan positif kepada mereka!

Berikut adalah beberapa contoh penutupan profesional dalam bahasa Inggris  yang dapat digunakan untuk email kalian:

  • Sincerely 
  • Kind regards, 
  • Respectfully, 
  • Warmest regards,
  • Yours truly, 
  • Thank you for your attention to this matter, 
  • Looking forward to hearing from you (biasa digunakan untuk email melamar pekerjaan.)

Kalian harus selalu menyertakan nama depan dan belakang saat menandatangani email formal, serta perusahaan dan posisi kalian.  Banyak penutup email profesional juga menyertakan informasi kontak, seperti email, nomor telepon, dan tautan ke situs web atau Linkedin. Kalian bisa  mempertimbangkan untuk melakukan hal tersebut juga jika dirasa perlu.

6. Lampirkan dokumen dengan benar

Sekarang, mari kita bicara tentang lampiran – file-file berguna yang sering menemani email kita. Jika kalian menyertakan dokumen apa pun, sangat penting untuk memberi tahu penerima dalam isi email. Catatan singkat seperti “Mohon temukan lampiran…” dapat menyelamatkan kalian dan pembaca dari kelalaian lampiran yang terlalu sering terjadi.

Tapi jangan hanya menyebutkan lampiran tersebut; luangkan waktu sebentar untuk menjelaskan apa isi di dalamnya. Apakah itu laporan dari pertemuan bulan lalu? Proposal untuk proyek yang akan datang? Deskripsi singkat tidak hanya menunjukkan kecermatan tetapi juga membantu penerima kalian memahami konteks tanpa harus membuka file segera.

Ingatlah, lampiran seperti teman bagi email kalian – pastikan mereka diperkenalkan dengan baik dan mereka akan melakukan peran mereka dalam menyampaikan pesan kalian dengan efektif!

7. Gunakan tools penerjemah dengan bijak

Mengandalkan perangkat lunak terjemahan bisa menjadi penyelamat waktu yang nyata di lingkungan kerja global yang beragam. Namun, penting diingat bahwa alat-alat ini tidaklah sempurna. Terkadang, mereka bisa sedikit bingung, menyebabkan terjemahan yang membingungkan atau bahkan salah.

Jika kalian menggunakan alat seperti Google Translate untuk membantu merancang email kalian, bijaksanalah untuk memeriksa kembali hasilnya. Jika memungkinkan, mintalah seseorang yang lancar berbahasa Inggris untuk meninjau teks terjemahan kalian. Langkah kecil ini dapat mencegah kemungkinan kesalahan dan memastikan pesan kalian tetap profesional dan jelas!

8. Edit dan koreksi ulang

Langkah terakhir ini tidak boleh kalian lewati ketika menulis, apapun bentuk tulisan kalian.

Sebelum kalian menekan tombol kirim, selalu baca email kalian setidaknya sekali lagi (atau dua atau tiga kali untuk ukuran yang baik) untuk memastikannya bebas dari kesalahan dan mudah dibaca dan dipahami.

Satu hal yang sering dilakukan orang adalah mengirim email tanpa lampiran, meskipun email tersebut jelas dimaksudkan untuk dikirim dengan file terlampir. Jadi, pastikan kalian berhati-hati untuk  menghindari kesalahan ini, ya.

Tentu saja, kalian juga perlu memastikan bahwa tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan dan juga kesalahan faktual. Ingat, satu email yang buruk dapat membuat kalian kehilangan seluruh citra profesional kalian. 

Jadi, selalu berhati-hatilah saat mengirim email!

9. Gunakan email templates dan contoh berikut!

Menghadapi halaman kosong setiap kali kalian perlu mengirim email resmi bisa sangat mengejutkan. Di sinilah template dan contoh menjadi penting! Kami telah menyertakan beberapa di sini untuk kenyamanan kalian. Gunakan mereka sebagai titik awal, kemudian sesuaikan untuk mencocokkan nada dan konten pesan kalian. Ini adalah cara yang bagus untuk memastikan profesionalitas setiap kali kalian mengirim email!

Job application email 

Subject: Application for Marketing Manager Position – [Your Full Name]

Email Body:

Dear [Hiring Manager’s Name],

I hope this email finds you well. My name is [Your Full Name], and I am writing to express my keen interest in the Marketing Manager position listed on [where you found the job posting, e.g., your company’s careers page, a job board]. With a [brief mention of your degree or most relevant qualification] and over [X years] of experience in the marketing field, I am excited about the opportunity to contribute to [Company Name]’s success.

In my previous role at [Your Last Company], I successfully [mention a significant achievement or project that is relevant to the job, e.g., “led a team to develop and launch a digital marketing campaign that resulted in a 30% increase in lead generation within six months”]. This experience honed my skills in [mention a couple of key skills relevant to the job, e.g., “strategic planning, content creation, and data analysis”], making me well-equipped to tackle the challenges that come with the Marketing Manager role at [Company Name].

I am particularly drawn to this opportunity at [Company Name] because [mention something you admire about the company, its products/services, or its culture, e.g., “I admire your commitment to innovation and excellence in the tech industry, and I share your passion for delivering impactful marketing strategies that resonate with diverse audiences”].

Enclosed is my resume, which provides further detail about my professional accomplishments and skills. I am eager to bring my background in [mention a key area of expertise, e.g., “digital marketing and brand management”] to your team, and I am convinced that my proactive approach would make a significant contribution to the continued growth and success of [Company Name].

I would welcome the opportunity to discuss how my skills and experiences align with [Company Name]’s goals and how I can contribute to your team’s success. I am available for an interview at your earliest convenience and can be reached at [Your Phone Number] or [Your Email Address].

Thank you for considering my application. I look forward to the possibility of contributing to your esteemed team at [Company Name].

Warm regards,

[Your Full Name]

[Your LinkedIn Profile (optional)]

[Your Phone Number]

[Your Email Address]

Email to schedule a meeting

Subject: Request to Schedule Meeting: [Meeting Topic/Project Name]

Email Body:

Dear [Recipient’s Name],

I hope this message finds you well. I am reaching out to propose a meeting to discuss [briefly state the purpose of the meeting, e.g., “our upcoming project collaboration”, “the quarterly sales strategy”, or “feedback on the recent report I submitted”].

Given the importance of [mention the reason for the meeting, e.g., “aligning our strategies”, “ensuring we meet our project deadlines”, or “incorporating your valuable feedback”], I believe a dedicated discussion would be the most effective way for us to [mention the desired outcome of the meeting, e.g., “outline our next steps”, “address any potential challenges”, or “finalize the project details”].

I suggest the following potential time slots for our meeting, hoping one aligns with your availability:

[Date] at [Time]

[Date] at [Time]

[Date] at [Time]

Please let me know if any of these options work for you or if there are other times you’d prefer. I am flexible and willing to adjust to accommodate your schedule. The meeting can be held via [mention the platform, e.g., “Zoom”, “Microsoft Teams”, “Google Meet”] or in person at [location, if applicable].

I anticipate that our discussion will take approximately [mention the estimated duration of the meeting, e.g., “30 minutes”, “one hour”].

Thank you for considering this request. I look forward to your response and to a productive meeting.

Best regards,

[Your Full Name]

[Your Position/Department]

[Your Contact Information]

Email to ask more information regarding an assignment 

Subject: Inquiry about [Assignment Name] Requirements

Email Body:

Dear Professor [Name],

I hope this email finds you well. I am [Your Full Name], a student in your [Course Name].

I am writing to seek clarification on the [specific aspect of the assignment you’re inquiring about, e.g., “upcoming research paper on historical events of the 20th century”, “group project on renewable energy sources”, or “case study analysis due next week”]. I have reviewed the assignment instructions provided during the lecture and on the course syllabus, but I find myself needing further guidance on [mention the specific information or aspect you are unclear about, e.g., “the expected structure and format of the paper”, “the criteria for selecting a suitable topic”, “the scope of analysis required for the case study”].

[If applicable, mention any specific points of confusion or options you are considering, e.g., “I am particularly uncertain about whether to focus my research on a single event or cover multiple events that share a common theme. Additionally, I would like to confirm if there are any specific formatting guidelines, beyond the general APA style, that I should adhere to.”]

I would appreciate it if you could provide additional guidance on these points or suggest any resources or examples that might help me better understand the assignment’s requirements. I am committed to delivering my best work and ensuring it meets your expectations and the course objectives.

Would it be possible to discuss this in more detail during your office hours, or would you prefer addressing my questions via email? I am available to meet at your convenience and can adjust my schedule to fit yours.

Thank you very much for your time and assistance. I look forward to your guidance and feedback.

Best regards,

[Your Full Name]

[Your Student ID]

Letter of complaint email

Subject: Concern Regarding [Issue] on [Date/Event]

Email Body:

Dear [Recipient’s Name or Customer Service Department],

I hope this message finds you well. I am writing to express my concerns regarding an issue I recently encountered with [your product/service/experience], which I purchased/experienced on [date and location, if applicable].

Despite my initial satisfaction with [mention the product, service, or experience], I was disappointed to discover [describe the issue in clear, concise terms]. For instance, [provide a specific example of the problem, if possible, such as “the item arrived damaged,” “the service was not delivered as promised,” or “there was a discrepancy in billing”].

I had expected [mention your initial expectations based on the product descriptions, service promises, or past experiences], but unfortunately, [reiterate the issue and its impact on you, e.g., “this issue has significantly inconvenienced me/made it impossible to use the product/affected my plans”].

I have already attempted to address this issue by [mention any steps you’ve taken to resolve the problem, such as contacting customer service, returning to the store, or following any provided troubleshooting guides], but [explain any responses received or lack thereof].

Given the circumstances, I kindly request [state your desired resolution, such as a refund, exchange, repair, or other forms of compensation]. I believe this resolution would be fair and would greatly appreciate your prompt attention to this matter.

I have attached/enclosed [mention any relevant documents or evidence you are including, such as receipts, photos of the issue, correspondence with the company, etc.] to support my claim.

Thank you for considering my complaint. I look forward to your prompt response and a satisfactory resolution to this issue. Please let me know if you require any further information or details from my side.

Best regards,

[Your Full Name]

[Your Contact Information]

[Order Number/Account Details, if applicable]

Summary

Meski terlihat sepele, menulis email formal memiliki sejumlah aturan tertentu yang sebaiknya kalian ikuti agar terlihat profesional. Enam langkah di atas akan sangat membantu ketika kalian akan membuat sebuah email formal yang efektif dan efisien. Namun tentu saja kalian tetap perlu “jam terbang” cukup sampai akhirnya terlatih membuat email formal yang “luwes” namun tetap profesional.

Ingin lancar berbahasa Inggris?

Kebanyakan orang di Indonesia malu bicara Bahasa Inggris di depan publik. Mereka takut salah dan tidak percaya diri saat harus bicara dalam Bahasa Inggris. 

Ini akibat dari pengajaran Bahasa Inggris yang salah!

Mereka tidak hanya kehilangan waktu dan uang, lebih parah lagi mereka mendapat dasar Bahasa yang salah yang susah diperbaiki. Akhirnya, mereka menjadi bosan dan kehilangan percaya diri. 

Ini adalah kesalahan yang fatal! 

Kursus Bahasa Inggris #1 di Indonesia 

Di IELC, kami mengajarkan Bahasa Inggris dengan cara yang benar supaya kamu dapat cepat berbicara dengan percaya diri dan lancar. Inilah keahlian yang kamu butuhkan untuk untuk memaksimalkan potensi dan meraih impian di masa depan.

Di lingkungan belajar modern kami, kamu akan merasa nyaman dan bebas untuk mengekspresikan diri. 

Jangan khawatir, guru kami akan membimbingmu di setiap langkah proses pembelajaran untuk memastikan kamu mendapat hasil pembelajaran yang terbaik. 

IELC adalah Kampus Bahasa Inggris #1 di Indonesia. Kami menyediakan kursus Bahasa Inggris untuk anak, remaja, dan dewasa sebagai berikut:

Baik secara online maupun on campus, kami akan memberimu keahlian yang kamu butuhkan di masa depan. Hubungi kami hari ini dan ambil langkah pertama untuk menjadi lancar dan percaya diri. 

Salam, 

Anthony McCormick, 

IELC Managing Director

Search

Kategori